Lohnausweis und Lohnabrechnung in der Schweiz: Der komplette KMU-Leitfaden

Was auf eine korrekte Lohnabrechnung gehört

Eine Lohnabrechnung ist weit mehr als die Überweisung des Nettolohns. Sie dokumentiert für jeden Monat, wie der Bruttolohn entstanden ist, welche Abzüge gemacht wurden und welcher Betrag am Ende ausbezahlt wird. Gleichzeitig zeigt sie auf, welche Beiträge du als Arbeitgeber zusätzlich trägst. Stimmt eine Position nicht, wirkt sich das früher oder später auf Sozialversicherungen, Steuern und Lohnausweise aus.

Der Bruttolohn umfasst alles, was die angestellte Person wirtschaftlich erhält: Grundlohn, 13. Monatslohn, Boni und Provisionen, Zulagen, Naturalbezüge sowie geldwerte Vorteile wie ein Firmenwagen. Davon ziehst du den Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungen ab – AHV/IV/EO, ALV, NBU, BVG und je nach Vertrag KTG – und bei ausländischen Arbeitnehmenden ohne Niederlassungsbewilligung die Quellensteuer. Es bleibt der Nettolohn.

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel: Bei einem Bruttolohn von 6'000 Franken und angenommenen Abzügen von 318 Franken AHV/IV/EO (5.3 %), 66 Franken ALV (1.1 %), 60 Franken NBU (1 %) und 200 Franken BVG ergibt sich ein Nettolohn von 5'356 Franken. Dazu kommen Arbeitgeberbeiträge von mindestens 318 Franken AHV/IV/EO, 66 Franken ALV und 200 Franken BVG – insgesamt rund 6'584 Franken Personalkosten, bevor Prämien für Berufsunfall, FAK und KTG dazukommen. Die Werte dienen nur der Illustration; massgebend sind die aktuellen Sätze und dein Versicherungsvertrag.

Eine saubere Abrechnung enthält zudem alle notwendigen Angaben: Name und AHV-Nummer der angestellten Person, Lohnperiode, Bruttolohn, jeden Abzug mit Bezeichnung und Betrag, Nettolohn und Auszahlungsdatum. Die Arbeitgeberbeiträge hältst du separat fest, damit die Lohnnebenkosten sichtbar bleiben. Abrechnungen und Belege gehören in die Personalakte und sollten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist griffbereit sein – bei einer Prüfung entscheidet die Dokumentation, nicht die Erinnerung.

Sozialversicherungsabzüge im Überblick

Die Sozialversicherungsbeiträge werden bei jeder Lohnzahlung fällig. Arbeitgeber und Arbeitnehmende teilen sich die meisten Beiträge hälftig. Wer die Mechanik kennt, erkennt falsche Abzüge sofort und kann Lohnabrechnungen zuverlässig kontrollieren.

• AHV/IV/EO: total 10.6 % des massgebenden Lohns, je 5.3 % für Arbeitgeber und Arbeitnehmende. Es gibt keinen Höchstlohn – auch sehr hohe Saläre sind voll beitragspflichtig (AHVG).
• ALV: total 2.2 %, je 1.1 %, aber nur bis zum Höchstlohn von 148'200 Franken (Stand 2026). Der Höchstlohn gilt pro Arbeitsverhältnis und wird regelmässig überprüft.
• Kein Solidaritätsbeitrag mehr: Bis Ende 2022 wurde auf Lohnanteilen über dem Höchstlohn ein Solidaritätsbeitrag von 1 % erhoben. Seit dem 1. Januar 2023 entfällt er; auf dem übersteigenden Lohnanteil sind nur die 10.6 % AHV/IV/EO geschuldet.
• BVG: Versichert ist nur der koordinierte Lohn, also der Lohn abzüglich Koordinationsabzug. Für 2026 liegen Eintrittsschwelle und Koordinationsabzug bei 22'680 bzw. 26'460 Franken; die Werte werden periodisch angepasst. Die Sparbeiträge steigen mit dem Alter, der Arbeitgeber zahlt mindestens die Hälfte (BVG).
• UVG: Berufsunfallprämien trägt der Arbeitgeber, Nichtberufsunfallprämien grundsätzlich der Arbeitnehmer, sofern nichts anderes vereinbart ist. Die Prämien hängen von Risikoklasse und Versicherer ab (UVG).
• KTG und FAK: Krankentaggeld ist freiwillig, die Prämienteilung richtet sich nach dem Vertrag. Familienzulagenbeiträge (FAK) fallen nur in bestimmten Kantonen und Branchen an und gehen zulasten des Arbeitgebers.
• Abrechnungsrhythmus: AHV/ALV, UVG und FAK werden in der Regel quartalsweise oder monatlich abgerechnet. Die Beiträge sind innert der Frist der Ausgleichskasse beziehungsweise des Versicherers zu überweisen, damit keine Verzugszinsen entstehen.

Der Lohnausweis: Zweck, Frist und die Ziffern 1 bis 13

Der Lohnausweis ist die offizielle Bescheinigung der Lohnzahlungen an die angestellte Person. Er dient ihr für die Steuererklärung, den Sozialversicherungen als Kontrollinstrument und dir als Nachweis einer korrekten Abrechnung. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für jedes Arbeitsverhältnis einen Lohnausweis auszustellen – in der Regel bis Ende Januar des folgenden Jahres. Endet ein Arbeitsverhältnis unterjährig oder zieht jemand weg, wird der Ausweis sofort ausgestellt. Massgebend ist die offizielle Wegleitung zum Lohnausweis, die jährlich überarbeitet wird. Du als Arbeitgeber haftest für die Richtigkeit; die angestellte Person ist verpflichtet, die Angaben zu prüfen und Änderungen zu melden.

• Ziffer 1 – Lohn: Grundlohn, 13. Monatslohn, Provisionen, Zulagen und von dir ausbezahlte Taggelder, soweit sie nicht in einer anderen Ziffer stehen.
• Ziffer 2 – Gehaltsnebenleistungen: Verpflegung und Unterkunft (2.1), Privatanteil Geschäftsfahrzeug (2.2) sowie andere geldwerte Vorteile wie eine zur Verfügung gestellte Wohnung (2.3).
• Ziffer 3 – Unregelmässige Leistungen: Boni, Treue- und Jubiläumsprämien sowie Antritts- und Austrittsentschädigungen. Der 13. Monatslohn gehört dagegen in Ziffer 1.
• Ziffern 4 bis 7 – Kapitalleistungen, Beteiligungsrechte, Verwaltungsratsentschädigungen und andere Leistungen: Hier landen Einkünfte, die nicht zum ordentlichen Lohn gehören, etwa Mitarbeiteraktien oder Entschädigungen an Verwaltungsräte.
• Ziffern 8 bis 12 – Abrechnung: Bruttolohn total (8), Arbeitnehmerbeiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV (9), berufliche Vorsorge inklusive Einkäufe (10), Nettolohn (11) und Quellensteuerabzug (12).
• Ziffer 13 – Spesenvergütungen: effektive Spesen (13.1), Pauschalspesen (13.2) und Beiträge an Aus- und Weiterbildung (13.3), soweit sie nicht im Bruttolohn enthalten sind.
• Ziffern 14 und 15 – Ergänzungen: weitere, nicht selbst bewertbare Gehaltsnebenleistungen (14) sowie Bemerkungen wie Hinweise auf ein genehmigtes Spesenreglement oder mehrere Lohnausweise (15).

Spesen: effektiv abrechnen oder pauschal?

Spesen sind Auslagen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen – Reisen, Übernachtungen, Verpflegung unterwegs, Kundeneinladungen. Sie sind kein Lohn, wenn sie tatsächlich anfallen und belegt sind. Wer sie pauschal vergütet, braucht eine solide Grundlage, sonst werden aus Spesen steuerbarer Lohn und Sozialversicherungsbeiträge.

• Effektive Spesen: gegen Originalbeleg abrechnen. Übernachtungen, Bahn- und Flugkosten gehören dazu; bei Mahlzeiten gelten die Limiten der offiziellen Wegleitung.
• Pauschalen: nur mit einem von der zuständigen kantonalen Steuerbehörde genehmigten Spesenreglement oder gestützt auf ein anerkanntes Branchenreglement. Die Pauschale muss ungefähr den tatsächlichen Auslagen entsprechen.
• Ohne Reglement: Pauschalen werden steuerlich als Lohn behandelt. Dann fallen AHV/ALV/NBU/BVG-Beiträge an, und der Lohnausweis muss korrigiert werden.
• Arbeitsweg: Kosten für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsort sind Berufskosten der angestellten Person, keine Geschäftsspesen. Wer sie als Spesen auszahlt, muss den Betrag als Lohn deklarieren.
• Homeoffice: Eine Pauschale für den externen Arbeitsplatz ist nur im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements möglich; ohne Reglement sind nur effektive, belegte Kosten als Spesen zulässig.
• Typische Fehler: Pauschalen ohne Reglement, Autospesen ohne Fahrtenbuch, private Mahlzeiten oder Umzugskosten als Spesen, fehlende Belege sowie Spesen, die in Wahrheit Lohnbestandteile sind.
• Einzelfallpauschale oder Monatspauschale: Eine Pauschale pro auswärtiger Mahlzeit ist etwas anderes als eine monatliche Spesenpauschale. Die Unterscheidung entscheidet, wie und ob der Betrag im Lohnausweis erscheint.

Geschäftsfahrzeug: Privatanteil korrekt abrechnen

Wer das Geschäftsfahrzeug privat nutzen darf, erhält einen geldwerten Vorteil. Dieser gehört in den Lohn und wird in Ziffer 2.2 des Lohnausweises deklariert. Der Arbeitgeber trägt die Fahrzeugkosten, die private Nutzung wird aufgerechnet – entweder pauschal oder über ein Fahrtenbuch.

Der Pauschalansatz der Schweizerischen Steuerkonferenz beträgt aktuell 0.9 % des Kaufpreises inklusive Sonderausstattungen (exklusive MWST) pro Monat; früher lag er bei 0.8 %. Bei einem Kaufpreis von 43'000 Franken ergibt das 387 Franken pro Monat oder 4'644 Franken im Jahr. Liegt der Kaufpreis unter 16'667 Franken, gilt eine Mindestpauschale von 150 Franken pro Monat. Bei Leasingfahrzeugen ist der im Vertrag festgehaltene Barkaufpreis massgebend. Der Satz wird periodisch überprüft.

Alternative Fahrtenbuch: Wer die Privatkilometer laufend erfasst, kann den Privatanteil effektiv rechnen. Üblich ist ein Kilometeransatz von 75 Rappen (Stand 2026); 8'500 private Kilometer ergeben 6'375 Franken. Ein Fahrtenbuch lohnt sich besonders, wenn die Privatnutzung tief ist, etwa bei Handwerksbetrieben mit fest installierten Werkzeugvorrichtungen.

Wichtig: Der Privatanteil ist AHV-pflichtiger Lohn und keine Spesenentschädigung. Fehlt die Aufrechnung, verlangt die Ausgleichskasse die Beiträge nach. Bei erheblich eingeschränkter Privatnutzung kann im Einzelfall ganz auf eine Aufrechnung verzichtet werden; dieser Umstand ist zu dokumentieren.

Naturalbezüge und Homeoffice

Naturalbezüge sind Leistungen in Sachform, etwa Verpflegung und Unterkunft oder eine zur Verfügung gestellte Wohnung. Sie sind zum Marktwert zu bewerten und als Lohn zu deklarieren. Für Verpflegung und Unterkunft gibt es offizielle Ansätze, die regelmässig angepasst werden. Werden der angestellten Person mindestens diese Ansätze vom Lohn abgezogen, entfällt die zusätzliche Deklaration.

Homeoffice ist steuerlich kein Naturalbezug. Eine Pauschale für Strom, Miete oder Internet gibt es grundsätzlich nicht. Effektive, belegte Kosten für einen externen Arbeitsplatz können als Spesen vergütet werden; Pauschalen sind nur im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements möglich. Die Kosten des eigenen Homeoffice sind bei der angestellten Person in der Schweiz in der Regel nicht abzugsfähig.

Vorsicht bei Mahlzeiten und Kantine: Beiträge an die auswärtige Verpflegung sind steuerbarer Lohn, soweit sie die offiziellen Limiten übersteigen. Bei Lunch-Checks gelten ebenfalls Limiten und eine besondere Deklarationsweise. Prüfe die aktuellen Beträge jedes Jahr neu.

Nicht selbst bewertbare Vorteile wie stark vergünstigte Waren oder Dienstleistungen aus dem Betrieb gehören unter Ziffer 14. Bei geringfügigen Personalvergünstigungen gibt es Erleichterungen; die Grenzen werden regelmässig überprüft.

Quellensteuer: kurz und praxisnah

Quellensteuer trifft nicht nur ausländische Arbeitskräfte. Grundsätzlich betroffen sind ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung C, dazu kommen Grenzgängerinnen und Grenzgänger. Seit der Reform von 2021 können auch Schweizerinnen und Schweizer sowie Personen mit C-Bewilligung unter bestimmten Voraussetzungen der Quellensteuer unterliegen oder die ordentliche Veranlagung beantragen. Schwellen und Tarife werden regelmässig angepasst.

Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die Quellensteuer vom Lohn abzuziehen und fristgerecht an die kantonale Steuerverwaltung abzuliefern – je nach Kanton monatlich oder quartalsweise. Du meldest neue und austretende Personen, Lohnänderungen und Sonderleistungen. Der Quellensteuerabzug erscheint in Ziffer 12 des Lohnausweises.

Zahlst du die Quellensteuer als Arbeitgeber selbst, ohne sie vom Lohn abzuziehen, gehört der Betrag mit einem entsprechenden Hinweis in Ziffer 7 des Lohnausweises. Fehler bei der Quellensteuer fallen bei Prüfungen auf und führen zu Nachzahlungen samt Zinsen.

Prüfe bei jedem Lohnlauf, ob der hinterlegte Tarif noch stimmt. Heirat, Kinder, ein Stellenwechsel oder eine Änderung der Bewilligung verändern den massgebenden Satz. Korrekturen sind möglich, aber aufwendig – je früher du eine Änderung meldest, desto kleiner bleibt der Aufwand.

Lohnfortzahlung, 13. Monatslohn, Boni und Provisionen

Bei Krankheit, Unfall oder Mutterschaft gelten unterschiedliche Regeln. Die Lohnfortzahlung richtet sich in erster Linie nach dem Arbeitsvertrag und Art. 324a OR; fehlt eine Regelung, schreibt das Gesetz Mindestansätze vor – im ersten Dienstjahr mindestens drei Wochen, danach mindestens einen Monat. Viele Betriebe haben eine Krankentaggeldversicherung, die nach einer Wartefrist Taggelder auszahlt; bei Mutterschaft richtet die Erwerbsersatzordnung während 14 Wochen ein Mutterschaftsgeld von 80 % des Lohns aus. Koordiniere Abrechnung und allfällige Arbeitgeberzuschüsse sauber, damit beim Arbeitnehmenden keine Lücke entsteht.

Der 13. Monatslohn ist Bestandteil des ordentlichen Lohns und gehört in Ziffer 1 des Lohnausweises. Ob er bei unterjährigem Ein- oder Austritt pro rata geschuldet ist, hängt von Vertrag und Praxis ab. Boni und Provisionen gelten dagegen als unregelmässige Leistungen und gehören in Ziffer 3, sofern das Arbeitsverhältnis nicht ganzjährig dauerte.

Für den Jahresabschluss musst du Lohnbestandteile periodengerecht abgrenzen. Ein anteiliger 13. Monatslohn oder eine Provision, die im abgelaufenen Geschäftsjahr erarbeitet wurde, aber erst im neuen Jahr bezahlt wird, gehört in eine Rückstellung. AHV-rechtlich entstehen die Beiträge in der Regel mit der Auszahlung; sorge dafür, dass Rückstellung, Lohnausweis und AHV-Abrechnung zusammenpassen.

Bei Provisionen lohnt sich ein klarer Vertrag: Fälligkeit, Berechnungsbasis, Storno- und Rückforderungsregeln sowie die Behandlung bei Austritt. Ohne schriftliche Regelung entstehen Streitigkeiten, die schnell mehr kosten als die Provision selbst.

Betriebsfremde Löhne, Familienmitglieder und Inhaber:innen

Löhne sind nur dann als Geschäftsaufwand abziehbar, wenn sie betrieblich begründet sind. Vergütungen für rein private Arbeiten – etwa die Renovation des Wohnhauses – gehören nicht in die Erfolgsrechnung. Wer sie trotzdem als Lohn verbucht, riskiert eine Aufrechnung und zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge.

Löhne an Familienmitglieder sind AHV-pflichtig, wenn ein echtes Arbeitsverhältnis besteht. Sie müssen marktüblich sein, tatsächlich ausgerichtet und dokumentiert werden. Ist der Lohn zu hoch, kürzen die Steuerbehörden den Abzug; ist er zu tief, fehlen AHV-Beiträge. Für mitarbeitende Familienangehörige gelten Altersgrenzen: Bis zum 31. Dezember des Jahres, in dem sie 20 Jahre alt werden, sind nur Barlöhne beitragspflichtig.

In einer GmbH oder AG ist die Inhaberin oder der Inhaber in der Regel Arbeitnehmer:in des eigenen Unternehmens. Der ausgerichtete Lohn ist AHV-pflichtig und muss marktgerecht sein. Ein zu tiefer Lohn erhöht den Gewinn und kann als verdeckte Gewinnausschüttung qualifizieren; ein zu hoher Lohn wird steuerlich nicht anerkannt.

Bei einer Einzelfirma oder Personengesellschaft ist die Inhaberin oder der Inhaber nicht Arbeitnehmer:in, sondern selbstständigerwerbend. Die AHV-Beiträge werden auf dem Erwerbseinkommen abgerechnet; ein mitarbeitender Ehe- oder Partner:inn kann seit der AHV-Reform 2021 einen AHV-pflichtigen Lohn beziehen. Prüfe die konkrete Konstellation im Einzelfall.

Fristen und Checkliste vor dem Jahresabschluss

Ein sauberer Jahresabschluss beginnt mit der Lohnadministration. Geh die folgenden Punkte durch, bevor du die Bücher schliesst, damit Lohn, Sozialversicherungen und Steuern übereinstimmen.

• Lohnausweise: in der Regel bis Ende Januar ausstellen, unterzeichnen und den Angestellten übergeben. Einzelne Kantone verlangen zusätzlich ein direktes Exemplar an die Steuerverwaltung.
• AHV/ALV: Jahreslöhne mit den Abrechnungen der Ausgleichskasse abstimmen und Differenzen klären, bevor die Jahresabrechnung fällig wird.
• BVG: Jahresmeldung der massgebenden Löhne an die Pensionskasse, in der Regel bis Ende Januar.
• UVG: Lohnsummenmeldung gemäss den Vorgaben des Versicherers einreichen und die Prämienabrechnung kontrollieren.
• Quellensteuer: Abrechnungen des Jahres prüfen und offene Beträge rechtzeitig überweisen.
• Rückstellungen: 13. Monatslohn, Boni, Provisionen und Ferienguthaben periodengerecht abgrenzen.
• Spesen und Firmenwagen: Belege, Spesenreglement, Fahrtenbuch und Privatanteile auf Vollständigkeit prüfen.

Typische Fehler und ihre Folgen

Die meisten Fehler entstehen nicht aus Absicht, sondern aus Routine. Die Folgen sind trotzdem real: Nachzahlungen, Verzugszinsen und Korrekturbedarf, oft Jahre später.

• Naturalbezüge, Boni oder der Privatanteil am Firmenwagen fehlen in der Abrechnung – die Ausgleichskasse verlangt Beiträge nach, in der Regel mit Verzugszinsen.
• Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement werden als Lohn umqualifiziert; es fallen Beiträge auf Beträgen an, die längst ausbezahlt sind.
• Der Arbeitsweg wird als Geschäftsspesen behandelt, obwohl er zu den Berufskosten der angestellten Person gehört.
• Der Arbeitnehmeranteil wird nicht abgezogen, aber auch nicht bezahlt: Der Arbeitgeber schuldet der Ausgleichskasse den vollen Betrag und kann den Anteil nur begrenzt nachfordern.
• Lohnausweise und Buchhaltung weichen voneinander ab; das fällt bei Prüfungen und bei der Steuererklärung auf.
• Die Quellensteuer wird zu spät oder mit falschem Tarif abgeliefert; der Arbeitgeber haftet für die korrekte Ablieferung.
• Ein fehlerhafter Lohnausweis muss korrigiert werden: Der Arbeitgeber stellt einen korrigierten Ausweis aus und reicht die Korrektur an die zuständige Stelle weiter. Wer einen Lohnausweis nicht oder falsch ausfüllt, kann gebüsst werden (Art. 127 DBG).

Häufige Fragen

Diese Fragen begegnen uns im Treuhandalltag am häufigsten – die kurzen Antworten helfen bei der Einordnung, ersetzen aber keine Prüfung des Einzelfalls.

• Muss ich auch bei einem kleinen Lohn einen Lohnausweis ausstellen? Ja, die Pflicht gilt für jedes Arbeitsverhältnis, unabhängig von der Lohnhöhe.
• Zählt das Firmenauto zum Lohn, auch wenn ich es nur selten privat nutze? Ja, sobald die Privatnutzung möglich ist. Bei tiefem Privatgebrauch kann ein Fahrtenbuch die Pauschale ersetzen.
• Kann ich Spesen pauschal und steuerfrei auszahlen? Nur mit genehmigtem Spesenreglement oder anerkannter Branchenregelung und nur in Höhe der tatsächlichen Auslagen.
• Gibt es eine Homeoffice-Pauschale? Grundsätzlich nicht. Effektive, belegte Kosten können Spesen sein; Pauschalen brauchen ein genehmigtes Reglement.
• Muss ich für Schweizer Angestellte Quellensteuer abziehen? Nicht in jedem Fall. Betroffen sind vor allem ausländische Arbeitnehmende ohne C-Bewilligung, unter Umständen auch Schweizerinnen und Schweizer.
• Was mache ich, wenn der Lohnausweis bereits versandt wurde und sich ein Fehler zeigt? Einen korrigierten Lohnausweis ausstellen, den Fehler dokumentieren und AHV- sowie Steuerabrechnung anpassen.
• Wann ist der 13. Monatslohn AHV-pflichtig? Mit der Auszahlung. Für den Abschluss zählt deshalb die periodengerechte Abgrenzung.

Wann externe Hilfe sinnvoll ist

Die Lohnadministration ist gut bei dir aufgehoben, solange die Verhältnisse stabil sind: wenige Angestellte, gleichbleibende Löhne, keine Auslandfälle und ein überschaubares Spesenregime. Sobald mehrere Kantone, BVG-Einkäufe, Quellensteuer, Firmenwagen oder Beteiligungen dazukommen, steigt der Aufwand überproportional.

Externe Unterstützung lohnt sich vor allem bei Übergängen: beim ersten Angestellten, bei einer Lohnerhöhung mit BVG-Folgen, bei einem Austritt mit Ferien- und Überstundenguthaben, bei einer Nachzahlung oder einer Korrektur. Auch wenn eine Prüfung ins Haus steht, ist eine saubere Ausgangslage mehr wert als schnelles Nachbessern unter Zeitdruck.

Wichtig ist die Trennung der Rollen: Du bleibst verantwortlich für die Angaben, die nur du kennen kannst – Eintritte, Austritte, Löhne, Spesen, Firmenwagen. Eine externe Stelle übernimmt die wiederkehrenden Abläufe und die Fristen. Diese Aufteilung funktioniert nur, wenn die Informationen vollständig und zeitnah bei der richtigen Person landen.

Eine gute Lohnadministration ist keine Frage der Unternehmensgrösse, sondern der Sorgfalt. Wer die Fristen kennt, Belege ordentlich ablegt und die Werte jährlich aktualisiert, vermeidet die meisten Probleme, bevor sie entstehen.